Gestión y management Jurídico

Management

GESTIÓN Y MANAGEMENT JURÍDICO 

Este post fue publicado hace unos meses en Lawyerpress, pero este lunes estuve comiendo con unos compañeros de fatigas judiciales y después de debatir sobre el lado oscuro del abogado, el tema de conversación fue precisamente la gestión del despacho.
Por eso, pensando en ellos y con la intención de dar cinco puntos importantes para un buen proceso de gestión interna, me veo en la obligación moral de recuperar y ampliar su contenido.
Es sorprendente como, en ocasiones, somos capaces de realizar estos procesos para nuestros clientes, ajenos al sector juridico, y en cambio no lo somos con nosotros mismos. Y ello con independencia del tamaño de nuestro despacho.

Nos movemos en un entorno cada vez más competitivo, y la abogacía no escapa de ello. Cada vez es más necesario saber y dedicar un tiempo a gestionar nuestros despachos de un modo eficiente.
Al margen de los conocimientos jurídicos en la materia o especialidad del despacho, que se dan por supuestos por el cliente, debemos pensar en un despacho jurídico como empresa y como tal debe ser gestionada.
Ello determinará que seamos rentables y eficientes, permitiendo así ofrecer un servicio de calidad que al mismo tiempo revierta en beneficios económicos.

Esta gestión podemos estructurarla en 5 puntos:

1.- Diagnóstico: Presupuesto de ingresos y gastos, como hoja de ruta que nos permita mantener un control económico equilibrado.
En primer lugar debemos hacer una relación de gastos directos e indirectos.
Este presupuesto debe hacerse de forma controlada y con los datos reales, lo que exige tomar un tiempo para revisar la documentación que ya tenemos.
Pero al igual que se elabora un presupuesto de gastos, también debemos elaborar un presupuesto de ingresos, basados en nuestra trayectoria anterior, así como un correcto cálculo de nuestro Umbral de Rentabilidad (cifra mínima de negocio para no entrar en pérdidas), y estar atentos a cualquier desviación. Este presupuesto deberá ser revisado mensualmente.
2.- -Elaborado el presupuesto, el siguiente paso es repasar nuestra estrategia competitiva de modo que nos permita diferenciarnos en la prestación de nuestros servicios. Esta estrategia determinará también qué gastos no guardan relación con la misma y por lo tanto se deben revisar o eliminar.
3.- Elaborar un correcto sistema de gestión. El mejor modo de ser eficientes y rentables es actuar mediante protocolos de trabajo determinados.
Tanto si somos un despacho pequeño como si lo compartimos con otros compañeros, o tenemos personal de apoyo, es muy recomendable saber como actuar en cada momento.

La elaboración de pautas de trabajo como las que describo a continuación, facilitará esta labor:

  • Aunque suene obvio, anotar en cada expediente el trabajo realizado diariamente, así como el tiempo invertido.
  •  Digitalizar la documentación que se dispone del expediente (es preferible invertir en un buen gestor documental, que nos permita asociar cada documento a su expediente, que perder el tiempo buscando un documento físico que puede haberse incluido por error en otra carpeta).
  • Anotar qué actuaciones de las que vamos a realizar son facturables o no, para poder calcular nuestro coste horario.
  •  Actuar siempre igual con la recepción de las visitas. (datos necesarios, firma Protección de datos..)
  • Qué hacemos con la documentación que entrega o se devuelve al cliente, (firmar un documento de entrega o recepción de documentación).
  •  Cómo se agendan las visitas (puede parecer una obviedad pero visitas inesperadas son una gran ladrón de tiempo que nos suele distraer del trabajo que realizamos), por lo que es recomendable establecer días o tiempos específicos para ellas.
  • El bien más preciado y más caro es nuestro tiempo, por lo que debemos evitar la pérdida del mismo en tareas que pueden ser “estandarizadas”.
  • Particularmente prefiero vincular todas estas pautas anteriores a través de un ERP especifico para abogados, puesto que la obtención de información posterior es mas fácil.
  • En este momento no podemos olvidarnos de las nuevas tecnologías. que nos facilitan mucho el acceso a la documentación del cliente, exponer informes en su oficina sin necesidad de soporte físico, permitiendo una mejor comunicación entre clientes y / o compañeros de un modo más inmediato.

4.- Invertir en formación, no solo de las materias jurídicas a las que nos dediquemos, sino en gestión, estrategia, management para poder desempeñar nuestro trabajo de “gerentes de una empresa de servicios jurídicos”. Y esto es necesario, con independencia del número de personas que seamos en el despacho. No es necesario trabajar en “LockhartGardner“(1)

5.- Elaboración de presupuestos: Aunque parezca una obviedad, no todos los abogados están acostumbrados a la elaboración del presupuesto al aceptar el encargo del cliente.
Es preferible realizar un presupuesto realista y acorde al tiempo invertido. (!ojo! Que no es lo mismo que facturar por horas)

Pero ¿cuanto tiempo vamos a invertir? ¿cual es el coste de ese tiempo?
Para saber el coste de nuestro tiempo, es imprescindible el punto inicial: la elaboración de un presupuesto de gastos/ingresos.
Luego debemos tener un control del tiempo eficaz, y para ello nos va a ser determinante el anterior punto nº3 .

¿Y cual es el coste de mi hora?

Si hemos elaborado un buen presupuesto de gastos y anotamos correctamente todas las actuaciones que realizamos durante el año, sabemos que una simple operación aritmética nos da el coste horario.
Hay que ver también que no todas las horas que trabajamos durante el año son facturables, pues hay tiempo de estudio, de gestión, archivo, desplazamientos, formación,… que no se repercuten directamente en nuestros clientes.
Por lo tanto, si seguimos correctamente los puntos nº1 y nº3 la elaboración de un presupuesto será acorde al trabajo realizado y nos permitirá saber por que cantidad es asumible o no un expediente, y que el cliente soporte un coste adecuado al trabajo realizado.

¡Felices Navidades bien gestionadas!

(1) “Lockhart – Gardner” estudio jurídico de la serie de ficción “The Good Wife”

Un comentario en “Gestión y management Jurídico

  1. Totalmente de acuerdo Laura.

    Muchas veces se cumple aquello que el refranero popular ya nos dice “En casa de herrero, cuchillo de palo” o “ver la paja ajena en el otro y no la viga en el propio”.

    Debemos pensar (y tener consciencia que es lo difícil) que nuestro despacho, o aunque solo sea una mesa, ordenador y una conexión a internet para los más precarios es una empresa y eso es lo que nos debe dar de comer. Si no tenemos un coste/hora, umbral de rentabilidad, presupuesto de ingresos y gastos, va a ser muy difícil llevar tu propio NEGOCIO.

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